Pengendali dan kontak
Kanal dikelola oleh Admin Gas/Pengelola Kanal Bantuan Merchant. Pertanyaan, koreksi, penarikan persetujuan, keberatan, akses, dan permintaan penghapusan dapat diajukan melalui WhatsApp 0813-9543-039 dengan menyebut nomor tiket. Identitas badan hukum/unit pengendali harus ditetapkan oleh organisasi pengelola sebelum kanal digunakan secara resmi.
Data dan tujuan pemrosesan
Data yang diproses terbatas pada identitas merchant, nama dan kontak pemohon, hubungan pemohon dengan merchant, empat digit terakhir identitas, data lama dan baru yang diajukan, bukti kewenangan, serta riwayat tiket. Data digunakan hanya untuk menerima permohonan, memverifikasi kewenangan, menghubungi pemohon, menyelesaikan perubahan, mencegah penyalahgunaan, dan memenuhi kewajiban hukum.
Untuk petugas internal, sistem memproses nama, unit kerja, email dinas, username, status persetujuan akun, waktu login, dan jejak aktivitas. Data ini digunakan untuk pengendalian akses, akuntabilitas, audit, dan penanganan insiden. Password disimpan dalam bentuk hash dan tidak dapat dibaca kembali oleh pengelola.
Dasar pemrosesan
Pemrosesan dilakukan berdasarkan persetujuan eksplisit pemohon dan, apabila kanal telah ditetapkan resmi oleh organisasi, dapat pula didasarkan pada pelaksanaan layanan atau kewajiban hukum yang relevan. Pemohon dapat menarik persetujuan; penarikan tidak menghapus keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya dan dapat menyebabkan tiket tidak dapat dilanjutkan.
Penyimpanan, akses, dan pengungkapan
Dokumen disimpan privat dan hanya dapat dibuka setelah admin login. Setiap akses dokumen dicatat. Dokumen tidak ditempel pada pesan WhatsApp dan tidak memiliki tautan publik. Penyedia infrastruktur komputasi dapat memproses data sebagai prosesor berdasarkan pengaturan layanan. Jika pemrosesan atau transfer berlangsung di luar Indonesia, pengelola wajib memastikan persyaratan transfer lintas batas dalam UU PDP terpenuhi.
Masa simpan
Data tiket aktif disimpan selama diperlukan untuk penyelesaian. Tiket beserta dokumennya harus dihapus paling lambat 90 hari kalender setelah status Selesai atau Ditolak, kecuali terdapat kewajiban hukum, audit, sengketa, atau pembelaan hak yang memerlukan masa simpan lebih lama. Admin wajib melakukan peninjauan dan penghapusan berkala dari dashboard.
Hak pemohon
Pemohon dapat meminta informasi, akses, salinan, koreksi, pembaruan, penghentian/penghapusan, penarikan persetujuan, dan menyampaikan keberatan sesuai syarat UU PDP. Untuk mencegah pengambilalihan tiket, pengelola dapat meminta verifikasi yang proporsional sebelum memenuhi permintaan.
Keamanan dan insiden
Pengelola menerapkan pembatasan akses, secret sisi server, penyimpanan privat, validasi berkas, pencatatan akses, dan penghapusan. Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, pengelola wajib menjalankan respons insiden dan pemberitahuan tertulis sesuai batas waktu dan isi yang diwajibkan peraturan.
Perubahan pemberitahuan
Perubahan material akan diterbitkan dengan versi dan tanggal baru. Persetujuan dicatat bersama versi pemberitahuan yang berlaku saat pengajuan.